© Copyright 2016 by AMSE-AMCE-WAER

Proudly created with Wix.com

Procédures pour soumettre une proposition d'organisation d'un congrès

La proposition écrite doit : 

A. Émaner d’une institution universitaire qui doit : 

1. identifier le professeur qui agira comme président du futur congrès et se chargera de la formation et de la coordination d’un comité organisateur ; 

2. inclure un engagement écrit de la direction de l’institution universitaire de fournir les appuis nécessaires pour assurer un soutien concret au président du futur congrès et à son comité organisateur ; 

3. établir, dans toute la mesure du possible, des associations réelles et effectives avec d’autres institutions universitaires pour assurer l’organisation, la promotion et le financement du congrès ; 

4. s’engager à respecter les statuts de l’Association; 

B. Au nom de l’institution qui accueille l’événement, le comité organisateur et son président s’engagent entre autres formellement et par écrit à : 
 

5. trouver des fonds complémentaires nécessaires pour financer l’organisation du congrès et financer en partie la participation de chercheurs et d’étudiants gradués (2e et 3e cycles) provenant des pays dits du Sud ; 

6. soumettre au CA de l’Association une planification financière détaillée estimant les coûts liés à l’organisation du congrès et toutes les sources de financement envisagées (incluant les adhésions et les inscriptions) et, dans les deux mois suivant le congrès, un rapport présentant des états financiers détaillés ; 

7. établir en collaboration avec le CA la proposition de thématique du congrès et les sous-thèmes qui la développent ; 

8. mettre sur pied un secrétariat et diffuser largement l’information relative au congrès (appel à colloques, à communications libres et à affiches; programme définitif; inscriptions; informations sur les ressources locales, l’hébergement, etc.) ; 

9. garantir la mise en place d’un site Internet opérationnel 20 mois avant le congrès ; 

10. garantir une pré-annonce au moins 14 mois avant le congrès et une annonce finale au moins 10 mois avant le début du congrès; 

11. garantir un mécanisme électronique efficace pour la transmission des informations et gérer les données provenant des futurs participants (frais d’inscription et d’adhésion; proposition de colloques, de communications, d’affiches; confirmations; etc.) ; 

12. assurer la qualité scientifique de l’événement par différentes mesures (identification d’un responsable scientifique; constitution d’un comité scientifique; évaluation des propositions; suivi avec les responsables de colloques et les intervenants; etc.) ; 

13. assurer la promotion et la visibilité de l’événement par tous les moyens disponibles ; 

14. garantir que tous les moyens seront pris pour que tous les participants et participantes, en excluant les exceptions entérinées par le CA, paient les frais d’inscription et, si possible, les frais d’adhésion ; 

15. garantir la traduction simultanée dans les trois langues officielles de l’Association (français, anglais, espagnol) pour les événements collectifs tenus durant le congrès: séances d’ouverture et de clôture, assemblée générale des membres, etc. ; 

16. assurer une gestion dynamique et efficace de la préparation et de la réalisation du congrès sous ses différents aspects, scientifique, administratif, financier, relationnel, opérationnel.